Per l’organizzazione di eventi aziendali riusciti e piacevoli, è importante inserire ingredienti di vario genere, in modo da creare un’atmosfera coinvolgente, pur introducendo concetti e temi importanti. L’alchimia tra divertimento e contenuti deve essere però effettuata in modo corretto; si rischia altrimenti che molti si preparino a prendere parte ad una festa, mentre altri si comportino proprio come se fossero in ufficio. Esistono però diversi metodi per rendere l’evento particolare e piacevole per tutti, partendo dalla precisazione delle motivazioni e degli obbiettivi da perseguire.
Tipologia dell’evento
Il primo passo per poter organizzare un evento aziendale al meglio consiste nel precisare, fin nei minimi particolari, sia le motivazioni dell’evento, sia gli obbiettivi che si intendono raggiungere. Stiamo parlando infatti di un ampio panorama di eventi: le aziende infatti organizzano meeting per motivare i dipendenti, per presentare un nuovo prodotto ai clienti affezionati, per rinforzare il brand o per darne una precisa immagine al pubblico. Avere ben chiaro lo scopo di un evento consente sin dall’inizio di precisare quali sono le attività che vi si possono svolgere e quelle che invece vanno evitate. Per fare un esempio, nel corso di un evento aziendale per la presentazione di un nuovo prodotto al pubblico si potranno invitare dei musicisti per un concerto; se invece si tratta di un meeting con i rappresentanti stranieri dell’azienda, sarebbe opportuno prevedere un breve corso sulle caratteristiche peculiari del prodotto stesso. Conviene comunque sempre considerare la durata dell’incontro per suddividere le ore quasi equamente tra attività informative e momenti di pausa e di svago.
La location dell’evento
Una volta precisati gli obbiettivi è importante anche considerare il tipo di location di cui avremo bisogno. Gli elementi di cui tenere conto sono vari, a partire dalle dimensioni: a seconda del numero delle persone che prenderanno parte all’evento è necessario avere più o meno spazio a disposizione. In situazioni di incertezza è bene valutare la possibilità di avere una sala modulabile, che si può ampliare o restringere rapidamente a seconda delle esigenze del momento. In questo modo indipendentemente dal numero di persone che prenderà parte all’evento potremo costantemente dare l’impressione che la sala sia colma di avventori, o ancora da riempire, a seconda dei nostri desideri e necessità. Un altro elemento importante è rappresentato dalle dotazioni, anche queste dipendono strettamente dal tipo di meeting che stiamo per organizzare. In alcune occasioni avremo bisogno di un palco e di un proiettore, in altri casi ci potrebbe servire un servizio di catering o addirittura la predisposizione di una sala per un pranzo o una cena. Anche l’arredamento del luogo ha la sua importanza, più o meno formale a seconda dei casi. Ad esempio, per un incontro tecnico di presentazione di un prodotto ai venditori serviranno sedie e tavoli su cui prendere appunti; se invece sono invitati i clienti tali dotazioni potrebbero essere del tutto superflue.
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